【内定保留・辞退の連絡】人事が望む内定保留・内定辞退の連絡方法

2020年9月14日

就活も中盤から後半に差し掛かり、何社か内定をいただいている方もいるのではないでしょかうか?

就活では内定を複数いただくこともあります。そして、内定を複数もらったら辞退しなくてはいけません。

しかし、内定を辞退するのにはどうするのが1番良いの?と悩みますよね。これまで多くお世話になった企業さんの内定を辞退するのは心苦しいことでしょう。

内定辞退の方法としてはメール・電話・手紙などがありますが、メールが一番いい方法だと考えています。今回は内定辞退メールの書き方や例文をご紹介します。

本記事を読んで失礼のないよう、メールで内定辞退してくださいね。

内定への返事保留は長くても1週間が基本

内定を頂いてからはなるべく早めに内定諾否の返事をしましょう。ただし、複数社エントリーして第2志望の企業の内定通知が先に来てしまった場合などは、企業側に待ってもらうようきちんとお願いしましょう。

就職はあなたの人生に関わることですので、事情を説明すれば、ほとんどの企業は内定諾否の返事を待ってくれます。下記のメールの例文を参考にしてください。ただし、自分から提示した期限を守ることは不可欠。社会人になる実覚を持って対応しましょう。

また、面接時から、複数社選考に進んでいることを伝えておくのも1つの手です。内定を出したということは、あなたを迎え入れたいと考えているので、入社前にマイナスイメージをもたれないように待ってくれることが多いです。

内定辞退メールの書き方は?

内定辞退メールの書き方に迷う方もたくさんいますよね。

テンプレートは検索すればたくさんてきますが、

社会人としてのメールの練習と考えて、

失礼のない文章を送ることを心がけましょう。

ポイント① 簡潔に結論から述べる

メールで送る際は簡潔に、結論から伝えるようにしましょう。

社会人になると信じられない数のメールをチェックします。

長々と書かれたメールはかえって迷惑になります。

社会人になってのメールの基本なので、練習も兼ねて、簡潔に結論から書きましょう。

ポイント② 理由も簡潔に述べる

内定辞退の理由は、結論の後に簡単に伝えましょう。

あれこれと細かく内定辞退の理由を伝えなくても問題ないです。

企業側も辞退理由はそこまで重視しません。

ポイント③ 内定へのお礼と謝罪の言葉を述べる

内定を頂いたお礼と、辞退への謝罪の言葉はしっかり告げて下さい。

今まで何度も面接の時間を割いてくれたことや、自分を評価して選んでくれたことは事実として間違いありません。

内定保留・辞退メールの例文

内定辞退の連絡は、企業側からするとあまり気持ちのいいものではありません。

メールは文章で伝える分、感情が伝わりにくいので、より丁寧なメールで書くことを意識しましょう。

「内定保留」メールの例文

志望度が高い企業から返事がまだきていない場合や複数企業から内定を頂いていて検討している場合などは、

企業の都合や礼儀にも配慮して「お願いする」という姿勢でメールを送ります。入社の意思があるように伝えることが大切です。

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件名:内定承諾の保留希望についてご連絡/◯◯大学 氏名□□
本文:
○○株式会社 人事部
人事部長 ○○様

いつもお世話になっております。
◯◯大学▲▲学部 □□です。
先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

今回、入社のお返事に関しまして、大変恐縮ではございますが、●日までお待ちいただきたくご連絡させて頂きました。

現在、他に選考が進んでいる会社があり、そちらの選考が●日に終了をする予定となっております。

貴社より内定を頂けたことを嬉しい思い、非常に魅力を感じておりますが、人生に関わる大きな決断となるため、できる限り後悔がないように、しっかりと考えて判断をしたいと思っております。

お待ちいただくことで、貴社にご迷惑をおかけするのは大変心苦しく思いますが、ご理解いただけると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
氏名
所属大学名
連絡先(電話番号)
メールアドレス
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「内定辞退」メールの例文

遠回し表現はせず、簡潔に内定辞退理由を伝えましょう。理由について書くのが難しい時は、「一身上の理由で」と書いてしまっても構いません。

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件名:内定辞退についてご連絡/◯◯大学 氏名□□
本文:
○○株式会社 人事部
人事部長 ○○様

いつもお世話になっております。
◯◯大学▲▲学部 □□です。
先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

今回、入社のお返事に関しまして、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。

最後まで考えましたが、自身の適性や将来進みたい道を考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。

せっかくの機会を頂いたにも関わらずこのような結果になったこと、心よりお詫び申し上げます。また、貴重なお時間を割いて選考をして頂いたこと、心より感謝いたします。

また◯◯様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆さまには、心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名)
氏名
所属大学名
連絡先(電話番号)
メールアドレス
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感謝の気持ちを忘れずに

いかがだったでしょうか。

選考でお世話になった企業様に、内定辞退の意思を伝えるのは心苦しいことかもしれません。しかし、企業の方はあなたのことを評価しているからこそ、あなたにいい人生を歩んで欲しいと考えているものです。

自分で選んだ道で活躍することを応援してくれることでしょう。あなたのことを評価し、貴重な時間を割いて選考を勧めてくださった企業様に感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。

あなたの就活がうまくいくことを祈っています。